Бизнес-процесс — это последовательность структурированных действий и задач, которые необходимо выполнить для достижения определенного эффекта. В каждой компании много бизнес-процессов из разных сфер. Примеры включают: набор сотрудников, закупка товаров или ведение бухгалтерии. По мере роста компании бизнес-процессы становятся длиннее и сложнее. Неудивительно, что каждое динамично развивающееся предприятие доходит до того, что возникает необходимость формализовать и автоматизировать бизнес-процессы. Сегодня автоматизация бизнеса является необходимостью и рыночным стандартом для каждой организации. Без него невозможно эффективное управление большими объемами данных и задачами.

Характерной чертой бизнес-процессов является их повторяемость. Кроме того, большинство процессов в значительной степени утомительны и монотонны, но необходимы для выполнения работы. Традиционная реализация таких процессов часто оказывается неэффективной. Мало того, что сотрудники вынуждены выполнять утомительные задачи, но также существует значительный риск человеческой ошибки. В таких случаях сотрудники компании не могут полностью сосредоточиться на выполнении ключевых действий для компании, которые положительно влияют на функционирование и развитие. Решение этой проблемы — автоматизация бизнес-процессов.

Что такое автоматизация бизнес-процессов и что это такое?

Автоматизация бизнес-процессов заключается в возложении на машины выполнения задач, которые ранее выполнялись сотрудниками. Все процессы, состоящие из повторяющихся действий, можно автоматизировать благодаря использованию соответствующих алгоритмов. Автоматизация лучше всего подходит для процессов, которые полностью или в значительной степени состоят из повторяющихся действий. В таких случаях создается программа, которая благодаря использованию решений искусственного интеллекта способна выполнять определенные действия.

Преимущества автоматизации бизнес-процессов

Все больше и больше компаний решают автоматизировать бизнес-процессы из-за преимуществ использования ИТ-систем. Некоторые из них представлены ниже.

Снижение эксплуатационных расходов

Использование программы, выполняющей задачи за человека, позволяет компании сократить количество должностей и тем самым сократить расходы, связанные с оплатой труда сотрудников. Причем машина может работать непрерывно. В отличие от людей, программа не требует перерывов и выполняет работу постоянно с одинаковой интенсивностью, эффективностью и точностью. Предприниматели не несут расходы, связанные с отпуском сотрудника и поиском временной замены. Это правда, что в начале инвестиций вы должны понести значительные расходы, связанные с созданием решения. Однако следует помнить, что через некоторое время вложения окупятся, и предприниматели смогут пользоваться накопленными сбережениями. Возможность снизить операционные расходы — одна из наиболее частых причин, влияющих на решение об автоматизации бизнес-процессов.

Оптимизация времени выполнения задач внутри процесса

Интенсивность и эффективность выполнения человеком одних и тех же задач зависит от многих факторов, в том числе: уровень утомляемости или настроения. Никого не удивляет, что чем больше устает сотрудник, тем медленнее он работает. Плохое настроение также влияет на время и качество занятий. Кроме того, время выполнения задач увеличивается из-за перерывов сотрудников. ИТ-системы работают быстрее людей. Им определенно нужно меньше времени на анализ данных, передачу документов или создание отчетов. Более того, им всегда требуется одинаковое количество времени для выполнения данной задачи. Есть очень мало факторов, которые могут замедлить или остановить работу ИТ-системы. Они включают, среди прочего отсутствие доступа в Интернет (если программа использует внешние данные), повреждение оборудования, или «старение» системы. Однако хорошо обслуживаемое решение должно эффективно функционировать в течение нескольких или даже нескольких лет.

Минимизация ошибок

Программа выполняет все задачи автоматически, не теряя времени на размышления. Он разработан таким образом, чтобы не допускать ошибок. В случае внедрения бизнес-процессов сотрудниками необходимо учитывать риск человеческих ошибок. Даже выполняя одни и те же задачи снова и снова, в какой-то момент человек может ошибиться. Ошибка часто является результатом отвлечения внимания, неточности или небрежности сотрудника. Кроме того, может случиться так, что сотрудник забудет о каком-то элементе процесса. Большинство ошибок возникает в деятельности, связанной с передачей данных из одной системы в другую. Обычно при ручном вводе данных часто встречаются опечатки или другие типы ошибок. Решением этой проблемы является автоматизация процесса за счет интеграции обеих систем.

Доступ к данным

Автоматизация бизнес-процессов возможна благодаря использованию специальных программ, выполняющих определенные действия на основе собранных и собранных данных. Многие такие решения интегрированы с другими ИТ-системами, из которых собираются данные. Стоит подчеркнуть, что интеграция возможна не только с внутренними системами, используемыми для собственных нужд компании, но и со многими внешними решениями. Благодаря этому программа может обрабатывать интегрированные данные, часто в режиме реального времени. Это может быть чрезвычайно важным преимуществом. Например, инструменты управления портфелем, в которых есть автоматизированные процессы сбора и анализа информации о курсах акций различных фондов. Автоматизация этого процесса позволяет отслеживать цены на акции и быстро реагировать на их изменения.

Повышение конкурентоспособности

Автоматизация процессов повышает конкурентоспособность компании на рынке. В основном это связано с описанными выше преимуществами, т.е. от постоянного доступа к реальным данным или благодаря сокращению времени обслуживания. Кроме того, некоторые трейдеры решают снизить цену на продукт, потому что они получают дополнительную экономию за счет автоматизации. Более низкая цена также является важным фактором повышения конкурентоспособности предложения.

Повышение продуктивности

Внедрение решений, автоматизирующих бизнес-процессы, освобождает сотрудников от обязанности выполнять монотонные, утомительные задачи. Благодаря использованию различных технологических решений сотрудники могут полностью посвятить себя творческой и комплексной деятельности. Большинство сотрудников предпочитают выполнять несколько более сложные, но более интересные и важные задачи большей ценности. Сотрудники, использующие свой потенциал в реализации амбициозных задач, не только более вовлечены в проект, но и более продуктивны. Повышение производительности труда сотрудников и перевод их в те сферы, которые действительно влияют на деятельность и развитие компании, повышают эффективность работы предприятия.

Лучшее управление процессом

Автоматизация бизнес-процессов повышает безопасность их реализации и дает возможность более полного контроля над всеми этапами и задачами. Кроме того, такой систематизированный процесс легче анализировать и выявлять некоторые недостатки и т.н. Узкие места. Это элемент процесса с низкой пропускной способностью или пропускной способностью, который не позволяет полностью использовать потенциал компании. Благодаря автоматизации процессов такую ​​проблему легко выловить и эффективно решить.